การดำเนินงานภายในสำนักงานมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการทำให้บริษัทของคุณทำงานได้อย่างราบรื่นและการจัดการสัญญาของธุรกิจของ คุณอย่างเพียงพอ จะช่วยให้ความพยายามของคุณเป็นไปตามแผน ช่วยให้ทีมของคุณทำงานตามกำหนดเวลาและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในขณะที่ยังลดความกังวลเรื่องหนี้สินเมื่อนำไปใช้ในวงกว้าง การปรับปรุงการจัดการสัญญาของคุณสามารถเปลี่ยนแปลงการ
ดำเนินงานในทุกระดับของธุรกิจได้อย่างสมบูรณ์ นี่คือวิธีการทำเช่นนั้น
1. ประเมินว่าอะไรที่ใช้งานได้ (และไม่ได้) กับระบบปัจจุบันของคุณ
หากไม่มีแผนปฏิบัติการที่ชัดเจน คุณจะประสบความยากลำบากในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่มีความหมาย เริ่มต้นด้วยการประเมินกระบวนการจัดการสัญญาปัจจุบันของคุณอย่างเต็มรูปแบบ คุณอาจแปลกใจที่ปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพ — และแม้แต่ข้อกังวลด้านความรับผิดชอบที่อาจเกิดขึ้น — ปรากฏขึ้น
เมื่อคุณระบุปัญหาที่มีอยู่ในระบบการจัดการสัญญาปัจจุบันของคุณอย่างชัดเจนแล้ว คุณสามารถพัฒนาแผนปฏิบัติการที่มีความหมายเพื่อจัดการกับปัญหาเหล่านั้นได้ เมื่อพัฒนากลยุทธ์ของคุณ ให้คำนึงถึงความต้องการและงบประมาณที่แท้จริงของบริษัทของคุณ เพื่อให้กลยุทธ์ของคุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับสถานการณ์เฉพาะของคุณได้ การกำหนดเป้าหมายเชิงปริมาณที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นยังสามารถช่วยให้สิ่งต่างๆ เป็นไปตามแผน
2. ใช้เทมเพลตสัญญา
หนึ่งในปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่เกิดขึ้นระหว่างการจัดการสัญญาคือเมื่อบริษัทร่างสัญญาฉบับใหม่สำหรับผู้ขายหรือลูกค้าทุกราย นี่ไม่ใช่แค่ไม่มีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังนำไปสู่ความไม่สอดคล้องกันซึ่งเพิ่มความเสี่ยงในการรับผิดที่อาจเกิดขึ้น
แม่แบบสัญญาควรใช้ภาษาที่เป็นมาตรฐานและปราศจากศัพท์แสง แม้ว่าคุณจะต้องพัฒนาเทมเพลตที่แตกต่างกันเพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน (เช่น การจ้างพนักงานและการต้อนรับลูกค้าใหม่) คุณสามารถสร้างชุดสัญญา “กรอกข้อมูลในช่องว่าง” สำหรับแต่ละความต้องการได้
แทนที่จะต้องสร้างสัญญาใหม่ตั้งแต่ต้น คุณเพียงแค่เปลี่ยนชื่อ วันที่ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับสัญญาใหม่
ที่เกี่ยวข้อง: ข้อตกลงกันกระสุนสำหรับทุกสัญญา
3. ยกเลิกสัญญาที่ล้าสมัย
ในบล็อกโพสต์ ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์การกำกับดูแลองค์กร ContractZen อธิบายว่า “ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับบริษัทที่จะมีร่างสัญญาและภาคผนวกหลายเวอร์ชันในระหว่างการเจรจาสัญญา ดังนั้น จึงมีความจำเป็นสำหรับคุณ (และสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคของคุณ) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทั้งหมดเป็นเวอร์ชันล่าสุดที่รวมอยู่ในเอกสารสัญญาของคุณ”
เมื่อพิจารณารายละเอียดของสัญญา สิ่งนี้อาจขยายระยะเวลาการเจรจา
โดยไม่จำเป็น การส่งสัญญาผิดเวอร์ชันอย่างต่อเนื่องจะส่งผลไม่ดีต่อธุรกิจของคุณ ซึ่งอาจทำให้คุณสูญเสียผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าไปพร้อมกัน
4. อัตโนมัติทุกครั้งที่ทำได้
ยิ่งบริษัทมีขนาดใหญ่ขึ้น การติดตามเอกสารทางกฎหมาย ก็ยิ่งท้าทายมากขึ้น เท่านั้น ด้วยข้อตกลงในการให้บริการ ข้อตกลงที่ไม่เปิดเผยข้อมูล คำชี้แจงของผู้รับเหมา สัญญาผู้ขาย และอื่นๆ อีกมากมาย เอกสารจำนวนมหาศาลที่ธุรกิจทั่วไปต้องจัดการอาจล้นหลามอย่างรวดเร็ว
เช่นเดียวกับด้านอื่นๆ ในการทำธุรกิจระบบอัตโนมัติเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการสัญญาเหล่านี้และสัญญาอื่นๆ เครื่องมืออัตโนมัติใช้ในการแปลงงานการจัดการสัญญาจำนวนมากให้เป็นดิจิทัลซึ่งครั้งหนึ่งจำเป็นต้องทำด้วยตัวเอง แทนที่จะจัดประชุมเพื่อทบทวนและลงนามในสัญญา สามารถส่งสัญญาเวอร์ชันล่าสุดแบบดิจิทัลได้ หลังจากเซ็นสัญญาแล้ว สัญญาจะถูกส่งกลับไปยังทีมของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อตรวจสอบและอนุมัติขั้นสุดท้าย
เครื่องมือดังกล่าวช่วยลดข้อผิดพลาดในการบริหาร (เช่น การลงนามซ้ำซ้อน) และทำให้การจัดการสัญญาทุกด้านเสร็จสิ้นเร็วขึ้นมาก เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติจำนวนมากเหล่านี้ยังมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการสัญญา
ที่เกี่ยวข้อง: “สัญญาอัจฉริยะ” คืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร
5. หมั่นทบทวนแผนของคุณในอนาคต
เนื่องจาก ข้อกำหนด ด้านเทคโนโลยีและกฎหมายมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง ความต้องการในการจัดการสัญญาของคุณก็เช่นกัน กฎระเบียบที่อัปเดตอาจต้องมีการปรับปรุงสัญญาที่คุณมีอยู่ใหม่ทั้งหมด เพื่อหลีกเลี่ยงภาระหนี้สินที่อาจเกิดขึ้นและทำให้ระบบของคุณรองรับอนาคต คุณควรตรวจสอบสัญญาและกระบวนการจัดการของคุณเป็นรายไตรมาสหรือรายปี
นอกจากนี้ อาจเป็นประโยชน์ในการว่าจ้างบุคคลภายนอกเพื่อตรวจสอบกระบวนการจัดการสัญญาของคุณตามระยะเวลาเหล่านี้กับที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งสามารถระบุปัญหาที่ทีมภายในของคุณอาจมองข้าม
ดัง ที่ Julia Fournier อธิบายในบล็อกโพสต์เกี่ยวกับเครื่องมือสำหรับแรงงานชั่วคราว HCMWorks ว่า “ที่ปรึกษาสามารถให้คำแนะนำ ความช่วยเหลือ คำปรึกษา และคำแนะนำที่คุณต้องการเพื่อปรับปรุงกระบวนการจัดการสัญญาของคุณ ลดต้นทุน ปรับปรุงการปฏิบัติตาม ลดความเสี่ยง และเพิ่มประสิทธิภาพ “
ใช้ประโยชน์สูงสุดจากการจัดการสัญญา
เมื่อใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าการจัดการสัญญาจะไม่กลายเป็นเรื่องน่าปวดหัวที่ทำให้การดำเนินธุรกิจของคุณช้าลง แต่สามารถกลายเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมปกติของคุณที่ผสานรวมเข้าด้วยกันอย่างราบรื่น ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมและที่สำคัญที่สุดคือผลกำไรของคุณ
เครดิต : สล็อตแตกหนัก / เว็บสล็อต
